El coronavirus está siendo toda una prueba de fuego para las empresas. Es una buenísima oportunidad para comprobar qué tan digitales realmente son y para empezar a serlo si van con cierto retraso.

Son muchas las áreas que pueden digitalizarse en una empresa, pero en ahora que el teletrabajo se ha incrementado, es importante poner esfuerzo en la coordinación de equipos, la gestión de tareas, el reparto de responsabilidades para que no se vea afectada la productividad.

En este post os facilitamos unas cuantas herramientas que os vendrán muy bien para que el teletrabajo no suponga un parón en vuestras empresas.

 

 

Trello

Puede que esta sea la herramienta más popular, por eso la recomendamos en primer lugar. Es muy completa. Este software de administración de proyectos dispone de un “sistema de tarjetas” dispuestas en tablones virtuales.

Es muy fácil de utilizar. Estas son algunas de sus características:

  • Funciona según el conocido estilo japonés «kanban«
  • Dispone de tableros, listas y tarjetas con las que gestionar tus proyectos.
  • Los tableros se organizan en listas, de modo que cada tarjeta puede irse trasladando de una lista a otra. Por ejemplo: Si una misma tarea tiene que atravesar por varias fases, podrás irlas moviendo de una lista a otra, siempre que hayas asociado esas listas a las diferentes fases que hayas definido.
  • Organizar tareas. Podrás etiquetas a los miembros de tu equipo que tengan que ver con esa tarea en concreto.
  • Dentro de cada tarjeta podrás adjuntar archivos, etiquetar eventos,  crear checklists, hacer seguimiento, agregar comentarios, etc.
  • Puedes crear tableros asociados a las áreas que tú definas y dentro de cada uno, colocar tantas tarjetas como necesites.
  • Permite arrastrar y soltar las tarjetas en diferentes listas para ver en qué etapa del proceso se encuentra.
  • Disponible en varios precios según planes. Dependerá del tamaño de tu empresa y del uso que le des.

 

Redbooth

Redbooth es una aplicación de gestión de proyectos que también funciona con el sistema de organización «kanban»  y es muy versátil, porque integra la posibilidad de las vídeo llamadas.

Los miembros de un mismo equipo o empresa, pueden mantener vídeollamadas que permiten compartir pantalla a partir de un software de altísima calidad.

Las vídeollamadas son precisamente el punto fuerte de Redbooth, pero no se limita a eso, como pasaría con otras plataformas como Skype, además tiene estas características interesantes:

  • Dispone de plantillas de flujo de trabajo, así podrás organizar tus proyectos o tareas en un diagrama de Gantt, tableros Kanban o en listas.
  • Dashboards muy potentes que integran toda la información que necesitas para de una sola mirada hacerte con el estado general y progreso de la tarea/proyecto.
  • Chat interno asociado para todos los miembros.
  • Disponible en varios planes de pago.
  • Listas de verificación.
  • Calendario interno.
  • Podrás asignar fechas de vencimiento a cada tarea
  • Podrás asociar tareas a los miembros de tu equipo.

 

Basecamp

Basecamp es otra herramienta colaborativa para equipos bastante conocida. Organiza proyectos de forma sencilla y eficaz. Es utilizada por muchas para gestionar sus proyectos.

Lleva más de 15 años en el mercado y su mejor baza es su sencillez casi minimalista. Con Basecamp, podrás:

  • Compartir archivos con el resto de miembros de tu equipo.
  • Asignar diferentes tareas y establecer fechas de vencimiento
  • Utilizar su Calendario, que es muy bueno y versátil
  • Genera informes.
  • Adjuntar o compartir toda clase de archivos
  • Dispone de disintos Precios/planes.

 

Nozbe

Es una aplicación de control del tiempo y de tareas y si bien no es tan conocida como otras que aparecen en esta lista, también es una buena recomendación.

Si has leído el libro «Organízate con eficacia» de David Allen, notarás cierta similitud con las propuestas de esta herramienta.

  • Dispone de múltiples etiquetas de indexación/búsqueda.
  • Puedes encontrar las tareas por fecha, área, por proyecto, etc.
  • Es muy versátil
  • Permite arrastrar y soltar.
  • Puedes clasificar mediante íconos y colores
  • Permite sincronizar tus cuentas de Dropbox, Google Calendar, Evernote o Twitter.

 

 

Slack

Su promesa como valor añadido es que sustituye al correo electrónico dentro de tu empresa. Este software de colaboración quiere reunir en solo canal todas tus comunicaciones.

  • Dispone de canales que se pueden ordenar por equipo, proyecto, cliente o cualquier variable que quieras fijar para tu organización.
  • Los miembros de tu equipo podrán unirse o retirarse de estos canales según les sea necesario.
  • Dispone de hilos, conversaciones que pueden gestarse entre los miembros.
  • Arrastrar y soltar toda clase de archivos ( PDFs, imágenes, vídeos y otros archivos)
  • Documenta los progresos de una tarea o proyecto.
  • Realizar llamadas de voz o de vídeo, compartiendo pantalla.
  • Su directorio de Aplicaciones cuenta con más de 2000 aplicaciones que puedes integrar en Slack, incluido Google Drive, por ejemplo

 

Microsoft Teams

Es una evolución de Skype for Business. Esta nueva plataforma dispone de salas de chat, fuentes de noticias y grupos para el año de las empresas. Microsoft Teams proporciona servicios inteligentes a través de Microsoft Graph y la emisión de videoconferencias es uno de sus puntos fuertes.

  • Es muy personalizable y permite usar chats de grupo privados para mantener conversaciones grupales entre los miembros de la empresa.
  • Dispone de acceso integrado a SharePoint y a OneNote.
  • Puedes acceder a toda clase de documentos
  • Puede enlazar a terceras herramientas como RSS, Trello, GitHub y Asana.

 

Asana

No, no es una postura de yoga, pero estar organizado te ayudará a relajarte. Es una buenísima herramienta para organizar tareas, que te permitirá gestionar el trabajo y la comunicación de tu equipo.

Tiene muchas funcionalidades y puedes integrarla con servicios de terceros como Google Drive, Dropbox y Box y otras de gestión, como la propia Slack que vimos antes.

Es una de las herramientas más completas que puedes encontrar en el mercado.

  • Dispone de tableros, listas y tarjetas
  • Tiene un calendario para fijar los principales hitos o funciones según días de la semana
  • Además, un cronograma para llevar un mejor control del tiempo
  • Podrás nombrar a responsables de tareas
  • Podrás dividir tareas en subtareas
  • Dispone de secciones, que funcionan como categorías donde agrupar tareas
  • Fechas de inicio, de entrega, etc
  • Permite crear formularios
  • Tiene un punto social, con funciones como Me Gusta
  • Dispone de otras funciones de reconocimiento al equipo como Logros o Aprobaciones

Hasta aquí el listado de herramientas para gestionar el trabajo en equipo, controlar tareas y administrar tu tiempo para aumentar tu productividad.

Como ves, mayoría de estos softwares permiten mantener conversaciones privadas, establecer canales públicos y privados o compartir archivos.

Si trabajas por tu cuenta, tenlas en cuenta porque son muy útiles también para profesionales freelance o autónomos.

¿Utilizas ya alguna de estas herramientas? ¿Nos recomiendas alguna otra?