Si te has planteado organizar un evento de empresa y no tienes muy claro si será beneficioso y cómo empezar a hacerlo, te propongo empezar por entender qué tipos de eventos que hay, cuáles son sus ventajas y cómo organizarlos.

Seguro que has estado muchas veces como espectador en estos actos y, cuando todo sale perfecto, parece que estas actividades son fáciles de crear.

Cuando te toca la tarea de hacer un evento empresarial o corporativo, se ve de otra manera. Hasta es posible que la presión de la responsabilidad te haga sudar. Así que, antes de ponerte manos a la obra, infórmate muy bien, para que sea todo un éxito y no haya sillones vacíos.

 

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Por qué organizar un evento de empresa

Lo primero que debes plantearte es si te conviene organizar un evento para tu empresa. Ello depende siempre de tu objetivo. Sí, este es el elemento básico que mueve cualquier paso que des.

Normalmente estas acciones aportan visibilidad, notoriedad, profesionalidad, estatus, posicionamiento, relaciones (networking) y oportunidades de captación de clientes y crecimiento empresarial. Piensa qué quieres conseguir tú.

Así que en la pregunta de «por qué organizar un evento de empresa», tú tienes la respuesta. Estos podrían ser algunos de tus objetivos:

  • Quieres mayor visibilidad
  • Quieres mejorar tu reputación
  • Quieres mejorar los vínculos con los empleados (<)
  • Quieres llegar a más consumidores, etc.

Define muy bien tus objetivos antes de lanzarte con los detalles de tu evento.

Los objetivos tienen que ser concretos y medibles. Si lo son, te ayudan a valorar el éxito o el fracaso del acontecimiento y, a su vez, su razón de ser y si merece la pena repetirlo o no.

Para evaluarlo puedes pedir el feed back a los asistentes (con encuestas, por ejemplo), examinar ingresos y gastos, hacer una monitorización de las redes sociales y/o los medios de comunicación.

 

Ventajas de organizar eventos

¿Poner en marcha una iniciativa corporativa de esta magnitud es ventajoso? Diría casi con los ojos cerrados que sí. Pero con una aclaración: siempre y cuando los esfuerzos y la inversión no sean superiores a los resultados finales.

Y aún más: cuando los asistentes queden plenamente satisfechos. Porque de nada sirve hacer el evento del año, si está mal planificado y no cumple con tus expectativas y con las de los participantes.

Las ventajas de organizar un evento dependen de los objetivos y de la satisfacción de los asistentes.

Te pongo un ejemplo claro: si planteas un retiro de fin de semana con los empleados, el beneficio es comunicación interpersonal, compañerismo, sociabilidad, refuerzo de los lazos personales…

Si por el contrario, optas por hacer una congreso, las ventajas son diferentes: visibilidad, aumento de reputación, notoriedad, mantenimiento de comunidad, atracción de posibles clientes…

Normalmente si eres una empresa capaz de organizar un evento, demuestras que te importa tu trabajo, tu marca, tu sector, tus empleados y tus resultados. Son ventanas también, porque es algo que se valora, y mucho.

 

Cómo debe ser un evento corporativo

Si un evento pasa desapercibido o no cumple los objetivos iniciales, es un fracaso. Para evitarlo debes tener en cuenta tres elementos básicos para conquistar a los invitados:

  1. Experiencia
  2. Contenidos importantes
  3. Emoción

Si la actividad se sustenta en estos factores, será un éxito seguro.

 

Tipos de eventos de empresa

Según los objetivos que de cada cita profesional, está recomendado un tipo de evento de empresa u otro. El formato está condicionado por el fin.

Por ejemplo: si quieres sacar a la venta un nuevo producto al mercado y promocionarlo entre los medios de comunicación y personas interesadas en el sector, deberás elegir un formato presencial donde los asistentes puedan ver in situ el producto.

Si por el contrario, lo que pretendes es captar clientes hacia tu servicio online, puedes elegir un webinar como pasarela.

A quién está dirigido también condiciona el tipo de evento que planifiques. Si es para personas ajenas a la empresa, pero interesadas en ella o en sus productos o servicios. O si es para personas o empleados de la marca.

Los ejemplos de eventos de empresa son tantos, como actividades se te puedan ocurrir. Les hay comunes y típicos y les hay originales e ingeniosos. Veamos algunos de ellos:

Eventos de marketing

El sector del marketing siempre da mucho juego para este tipo de acciones. Y si sumamos el marketing digital hay eventos de todo tipo, dependiendo de la especialidad: SEO, redes sociales, e-commerce, inbound marketing, etc.

Las nuevas tecnologías permiten que puedan ser no presenciales. Los invitados o ponentes se conectan desde su ordenador y la difusión suele ser mayor, porque cualquier persona, desde cualquier parte del mundo, puede participar como oyente a un evento online.

Las citas presenciales siguen teniendo ese aporte de autenticidad. El factor offline permite cercanía, conexión y favorece muchas veces la desvirtualización.  Yo he puesto cara a muchas personas en los eventos. «Personas que hasta ese momento sólo conocía por las fotos del perfil de las redes sociales. Esto propicia relaciones directas y reales.

Como ejemplo de evento de marketing te invito a que eches un vistazo a uno muy completo y profesional: Pro Marketing Day. Es un compendio de formación, motivación,organización, networking y originalidad.

 

Eventos sociales

Están orientados a congregar a personas con el fin de que interactúen entre ellas. Las relaciones personales se estrechan fuera del trabajo y es beneficioso para la empresa, porque mejora el ambiente laboral.

Hay muchas clases como gymkanas, cenas donde los empleados se sientan en diferentes mesas por sorteo, retiros de fin de semana con compañeros, actividades deportivas para disminuir el estrés, scape room, actividades creativas, talleres de cocina, etc.

 

Eventos económicos

Presentar las cuentas de una empresa a los accionistas y socios, dar una rueda de prensa con presupuestos y previsiones, subastar material de oficina y equipos tecnológicos, la salida a bolsa de una entidad, etc. Todo lo que gire alrededor de la economía es igualmente importante y necesario.

Una empresa vive de y por los números. Por lo tanto, este tipo de eventos no se deben dejar de lado. Hay muchas empresas que no hacen un gran acontecimiento de ello, simplemente elaboran un dossier comunicativo. Es otra opción menos costosa, pero igualmente necesaria.

Eventos culturales

Exposiciones de arte, presentaciones de libros o de discos musicales, asociaciones públicas y formales con entidades de índole cultural, firmas de acuerdos temporales, etc.

En este caso el tipo de público está vinculado con la empresa de forma externa y son una buena oportunidad de crecimiento y de posicionamiento del lado de la cultura. Algo que muchos clientes, empleados o accionistas valoran.

Eventos corporativos

Reuniones profesionales con personas internas, externas o ambas. Es decir, puedes organizar un evento corporativo para empleados, para socios, para accionistas. También para periodistas, corporaciones políticas o asociaciones empresariales. O para sendas audiencias juntas.

Normalmente son citas que ensalzan la empresa, sus valores y su misión por encima de todo. Digamos que refuerzan el branding. Y, si incluyen a los medios de comunicación, buscan una difusión informativa masiva.

Eventos comerciales

Ferias, presentaciones de productos, convocatorias especiales para venta de stock a socios. El fin es vender. Lo puedes hacer solo o en asociación con otras empresas del mismo, o incluso diferente sector.

Una estrategia que siguen muchas marcas, es contar con una persona muy conocida o influencer. Así consiguen más alcance y conexión personal con los fans o seguidores.

Muchas veces puede ser un modo de darte a conocer. En este tipo de actos, los asistentes pueden descubrir nuevas marcas, de forma que puedes aprovechar para dar precios especiales, muestras de regalo, descuentos para futuras compras o merchandising.

Eventos de formación

Conferencias, talleres, seminarios, congresos, etc. Bien con ponentes de tu empresa únicamente, bien con oradores externos, o con ambos.

Al tratarse de evento de formación, es lógico decir que el objetivo es promulgar conocimientos de un sector concreto, para actualizar el mismo y/o para retroalimentarlo de diferentes expertos, con puntos de vistas que enriquezcan el campo de estudio.

En este caso depende del número de asistentes para valorar la magnitud del evento. Pero también he de decir , que muchas veces un taller con 20 personas es más productivo, más formativo y capta más clientes, que un congreso de cientos de personas.

Digamos que la exclusividad de un acto pequeño, te permite cercanía y conexión. Y en ocasiones es necesario, si eres una gran empresa que puede parecer inaccesible.

Eventos solidarios o ecológicos

Cuidar animales o participar para buscarles dueños, ayudar en comedores sociales, plantar árboles, recoger residuos en un bosque, repartir dorsales a tus empleados para carreras benéficas, etc.

Son ejemplos de eventos solidarios que van en consonancia con la responsabilidad social corporativa. Y cada vez se promueven más para demostrar que las empresas apuestan y apoyan el medio ambiente y la solidaridad.

Pero recuerda ser coherente. De nada sirve decir que apoyas la producción sostenible, si tus acciones populares no van en consonancia con esa idea.

No sólo te sirve para conectar con los valores de tus empleados, que son los protagonistas de estos actos, sino asimismo con los valores de los clientes y hasta conseguir difusión en los medios de comunicación.

Según La Vanguardia «casi tres cuartas partes de los consumidores españoles, ya están tomando decisiones de compra basadas en motivos éticos y de sostenibilidad».

Por otro lado, según la encuesta europea sobre moda y consumo responsable, «la mayoría de los consumidores (68%) está de acuerdo en que el gobierno ha de tomar parte en garantizar que la ropa (incluidos los zapatos y los accesorios) se produzca de forma sostenible».

Potencia el valor añadido de tu empresa.

Cómo organizar eventos para empresas

Para saber cómo organizar un evento empresarial debes centrarte en estos pasos:

  1. Objetivo
  2. Planificación
  3. Ejecución
  4. Medición

Como te he dicho al principio, antes de nada es fundamental que sepas para qué lo haces. Y a partir de ahí salen el resto de elementos que rodean al eje principal. El tipo de evento, a quién lo vas a dirigir, cómo, dónde…

 

Además es fundamental saber con qué medios económicos cuentas. Dependiendo de la cantidad que puedas destinar al evento, tendrás más o menos margen para trabajar. De todos modos, siempre puedes buscar patrocinadores que quieran participar, los cuales a su vez también ganan visibilidad y notoriedad.

Asimismo suma los medios humanos, medios tecnológicos, infraestructuras y todos los elementos que sean necesarios. No olvides medir, medir y medir.

Hasta aquí todas mis recomendaciones sobre la organización de eventos y todos los tipos de eventos que puedes implementar en tu marca. Ahora es tu turno. Estoy segura de que algún evento te ha dejado perplejo/a. ¿Quieres compartir cuál y por qué?